Plan de Gestión y Gobernanza Institucional

La Rectoría del Centro Universitario ha venido impulsando, desde 2019, la agenda Perspectivas para la Gestión del Cambio del CUCEA 2019-2022. A partir de 2020, estas agendas se convirtieron en el Plan de Gestión y Gobernanza Institucional como el instrumento de gobernanza que permite analizar el contexto del presente, realizar un diagnóstico profundo y orientar el cambio para lograr que el CUCEA se mantenga a la vanguardia, con visión al 2030.

Este plan representa el conjunto de lineamentos de observancia y aplicación general en toda la Red Universitaria que contribuyen a la eficiencia del uso de los recursos disponibles al asignarlos a los programas y proyectos que generen el mayor beneficio a la comunidad universitaria y a la sociedad. Como principios transversales de gestión institucional dentro de este plan, se tienen la gobernanza, la austeridad, la transparencia y la rendición de cuentas. Además, en todas las actividades de gestión se deberán prever las políticas transversales de inclusión, gestión de la innovación y gestión de la incertidumbre.

En el marco de la gestión organizacional, el monitoreo es un instrumento indispensable para todas las dependencias públicas que han migrado a una matriz de indicadores de resultados de gestión y que consolidan una metodología de planeación, los cuales permiten verificar el cumplimiento de los objetivos y sus expresiones cuantitativas. Con base en este marco, los proyectos estratégicos y prioritarios del Centro Universitario responden a los principios de gestión institucional, así como a los lineamientos de seguimiento y evaluación establecidos en normas, políticas del Plan de Desarrollo Institucional y del Plan de Desarrollo del CUCEA. Con la finalidad de responder a estos principios, se conforma la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) Maestra.

La PMO Maestra es la instancia unipersonal responsable de apoyar a la Rectoría en la articulación y seguimiento técnico de la planeación, control, ejecución, evaluación y cierre de los proyectos estratégicos y prioritarios que se establecen en plena coordinación con las dependencias y responsables de su ejecución.

Para su funcionamiento, la PMO Maestra está integrada por:

• Rector del Centro
• Secretarías (Administrativa, Académica y de Vinculación y Desarrollo Empresarial)
• Coordinación de Planeación
• Coordinación de Finanzas
• Coordinación de Personal
• Secretaría Técnica de la PMO

El Plan de Gestión y Gobernanza Institucional se constituye en el mapa de ruta de gestión del cambio, con una perspectiva innovadora que define los objetivos, metas, estrategias y acciones para responder a los retos y desafíos del siglo XXI; esto, de acuerdo con los lineamientos que se derivan de la actualización del Plan de Desarrollo Institucional 2020-2030.

Para consolidar al CUCEA como un smart campus, se deben considerar todas las estrategias en materia de gobernanza y gestión institucional que guíen al Centro Universitario hacia una organización ágil e innovadora para incorporar al quehacer institucional el uso y aprovechamiento de tecnologías, la digitalización avanzada y la cultura digital, de forma intensiva, estratégica e inclusiva, para ofrecer nuevas oportunidades que impacten en el desarrollo integral de la comunidad, universitaria y la sociedad jalisciense.

La actual administración se ha propuesto transformar gradualmente al CUCEA en un smart campus con el objetivo de crear un entorno universitario sostenible en términos económicos, sociales y medioambientales, bajo las premisas de ser inteligente, sustentable, incluyente y sin fronteras, en el que se desarrolle un modelo educativo innovador que haga un uso intensivo de TIC de punta que garanticen:

• Un desarrollo sostenible
• Una innovación educativa
• Una mayor eficacia de los recursos disponibles
• Una participación activa de la comunidad universitaria y la sociedad

Su finalidad es aportar al desarrollo de una sociedad centrada en lo humano que aprovecha el desarrollo científico y tecnológico, así como la innovación para la resolución de problemas contemporáneos.

En particular, el CUCEA Smart Campus® tiene como objetivos específicos:

• Crear una plataforma transversal del Centro Universitario, en la que la gobernanza y la gestión estratégica permitan articular, fortalecer y consolidar las funciones de docencia, investigación y transferencia de tecnología y conocimiento, de extensión y difusión cultural, así como la equidad e inclusión en una cultura de paz y de ciudadanía global.
• Impulsar la innovación y el emprendimiento con responsabilidad social y orientación a un desarrollo sostenible e inclusivo.
• Modernizar el campus con tecnologías, servicios e instalaciones accesibles, incluyentes, seguras y sustentables que fomenten los hábitos de aprendizaje, investigación, colaboración, cooperación, creatividad, innovación y emprendimiento, así como el desarrollo social sostenible.

Figura 2. Dimensiones del CUCEA Smart Campus, 2020

El CUCEA Smart Campus se integra de seis dimensiones: Smart Government, Smart People, Smart Economy, Smart Living, Smart Environment, y Smart Mobility, en las que se desarrollan 30 proyectos con un avance general del 15%.

Smart Goverment es la dimensión clave del gobierno y la gestión institucional del cambio en el Centro Universitario, con políticas, procesos, metodologías y soluciones tecnológicas innovadores que permiten cumplir las metas establecidas en el PDCUCEA 2019-2025, Visión 2030.

En este sentido, la dimensión impulsa la adopción de decisiones inclusivas, participativas y representativas en todos los niveles que respondan a las necesidades del CUCEA, como modernizar los procesos de administración empleando data analytics, además de promover y aplicar políticas no discriminatorias a favor del desarrollo y la formación de la comunidad universitaria, con la aplicación de los principios de gobierno digital y abierto.

Este eje, en el marco del Plan de Gestión y Gobernanza Institucional, permite el desarrollo de mejores prácticas de gestión, creación de las agendas de trabajo, mejora regulatoria, digitalización de procesos, certificaciones de calidad, administración horizontal, liderazgo, motivación organizacional y responsabilidad social universitaria.

Entre las acciones realizadas durante 2020, de acuerdo con el Plan de Gestión y Gobernanza Institucional, destaca el avance en el rediseño organizacional, Plataforma Digital de Transparencia y Rendición de Cuentas (Dashboard) y el Sistema Integral de Gestión Digital (SIGED). Dichos avances se profundizan a continuación.

Rediseño organizacional

El rediseño organizacional del CUCEA tiene como sustento el proceso de reingeniería de la Universidad de Guadalajara. Además, las organizaciones del siglo XXI exigen un replanteamiento en sus formas de organización y en sus procesos para poder responder a los nuevos retos y desafíos de manera ágil, en especial ante situaciones emergentes.

Figura 3. Premisas del rediseño organizacional en el CUCEA, 2020

Fuente: Oficina de Rectoría, a partir de la información generada del proyecto de rediseño organizacional, 2020.

La gestión de la innovación, por su parte, y el avance de las TIC suponen nuevos retos para las organizaciones, a la vez que otorgan nuevas oportunidades; por ello, es prioritario una evaluación y el replanteamiento de la estructura organizacional de la administración del Centro Universitario; esto, con el propósito de mejorar su eficiencia y eficacia para generar un mejor resultado y una nueva cultura organizacional de impacto.

El rediseño organizacional en el CUCEA se sustenta en principios de inteligencia colaborativa, la cual es clave para integrar y aprovechar el conocimiento disperso entre los integrantes de la organización; esto permite acelerar la transformación y el cumplimiento de metas.

La plantilla del personal no académico del CUCEA se divide en tres grandes grupos: sindicalizados, de confianza, mandos medios y superiores (ver tabla 124). A lo largo de 2020 se presentaron algunos cambios en relación con 2019: por un lado, 62 trabajadores de contrato pasaron a ser de confianza gracias al Programa de Regularización Administrativa. Por otro, en el rubro de los mandos medios y superiores se tuvo un incremento de tres personas en esta categoría. Esto se explica por la creación del Instituto de Investigación en Rendición de Cuentas y Combate a la Corrupción, ya que fue necesario dotar de personal a este nuevo instituto.

Tabla 124. Personal no académico, 2019-2020

Fuente: CUCEA, Coordinación de Personal, diciembre de cada año.

Con la intención de fortalecer las funciones sustantivas del CUCEA, transitar a un modelo de gestión innovador, ágil, flexible y eficiente, apoyado en tecnologías de información de punta, y en la búsqueda de armonizar la estructura orgánica con la reingeniería de la administración general, en el Centro Universitario se han llevado a cabo las siguientes acciones:

• Diagnóstico organizacional. Se revisaron las áreas funcionales de la Rectoría que operan en las secretarías, y se contrastó la información de las coordinaciones con el presupuesto, las plazas y contratos existentes. Se identificaron 36 unidades funcionales de las cuales:
  • 12 unidades funcionales están dictaminadas.
  • 24 unidades no se encuentran en el Estatuto Orgánico del Centro Universitario ni cuentan con dictamen de creación o algún tipo de acuerdo por el Consejo de Centro, y los puestos son cubiertos por contratos laborales o plazas definitivas.
  • 18 unidades funcionales que se atienden con contratos laborales o plazas definitivas no se encuentran en el nivel de tabulador de Jefe de Unidad C (unas ganan más y otras menos).
  • 2 unidades dictaminadas se encuentran ocupadas por personas que no realizan las atribuciones de dicha unidad.
• Diagnóstico de las unidades operacionales y sus puestos en las áreas de la Rectoría, sus secretarías y coordinaciones, a efectos de identificar su estado actual, el cual arrojó los siguientes resultados:
  • El 60% realiza procesos de apoyo administrativo, pero carece de procedimientos.
  • El 30% desempeña funciones sustantivas de las áreas, pero que no están dictaminadas.
  • El 10% señala que no tienen claridad en sus funciones y roles.
• Rediseño específico de las secretarías y coordinaciones del Centro Universitario en cinco etapas. La figura 4 ofrece detalles del avance.

Figura 4. Avance en el rediseño específico de las secretarías y coordinaciones, 2020

Fuente: CUCEA, Oficina de Rectoría, a partir de la información generada del proyecto de rediseño organizacional, 2020.

• Avance en las premisas que conducen a la salud organizacional a fin de alinear la organización con una estrategia común (ver figura 5).

Figura 5. Estrategia en común, 2020

Fuente: Oficina de Rectoría, a partir de la información generada del proyecto de rediseño organizacional, 2020.

• Identificación de 135 procesos de trámites y servicios que se han mapeado hasta 2020.

De este proceso de diálogo con las dependencias responsables, se han identificado:

• Aspectos de simplificación y mejora regulatoria
• Interdependencia de los procesos
• Diagnóstico de la situación de las condiciones de infraestructura tecnológica

• Identificación de los procesos de cada etapa de la trayectoria escolar:
  • 15% en aspirantes
  • 65% en alumnos
  • 10% en egresados
  • 10% inserción laboral
• De los procesos identificados en las etapas de trayectoria escolar, se avanzó en la maquetación del desarrollo web.

Plataforma Digital de Transparencia y Rendición de Cuentas

Esta plataforma tiene el propósito de diseñar un sistema integral de análisis y monitoreo de los indicadores académicos y de gestión del Centro Universitario con base en los principios de datos abiertos, privacidad y confidencialidad de la información, así como en la normativa nacional y estatal de transparencia, protección de datos y control de archivos. Permite cumplir con las obligaciones de información pública, transparencia y rendición de cuentas de forma sistematizada.

La definición de indicadores para el PDCUCEA 2019-2025 proporciona una ruta clara sobre las necesidades de información para alimentar la Plataforma Digital de Transparencia y Rendición de Cuentas (Dashboard).

Esta plataforma promueve la procuración, gestión, análisis y visualización de datos del desarrollo del Centro Universitario, lo que permite a los interesados conocer más sobre el CUCEA, su comunidad y relevancia educativa, económica y social, a través de la consulta de recursos informativos puestos a disposición de los usuarios:

• Avance en la definición de los indicadores que representan, de manera clara y pertinente, el desarrollo de las actividades sustantivas del CUCEA, así como su transición hacia un smart campus®.
• Maquetado del micrositio que brindará visibilidad a la Plataforma Digital de Transparencia y Rendición de Cuentas (Dashboard), en la cual se dará seguimiento a 28 indicadores del PDCUCEA 2019-205, a los más de 50 indicadores de los proyectos P3E, la estadística básica del centro y los indicadores de los proyectos del CUCEA Smart Campus®.

Sistema Integral de Gestión Digital

Este es un subsistema del CUCEA complementario al SIIAU, que se sustenta en un rediseño organizacional, acompañado de una mejora regulatoria y simplificación administrativa para asegurar el uso adecuado de los recursos y aseguramiento de la calidad.

La Ventanilla Única Digital surge como una iniciativa del SIGED y forma parte de los trabajos de gestión del cambio y rediseño organizacional para simplificar, sistematizar y automatizar los trámites y servicios que realizan los estudiantes y la comunidad en general del CUCEA. El estudiante es el centro de los procesos, para lo cual se desarrolla un portal web y aplicaciones móviles que permitan acceder a la información necesaria de manera sencilla y ágil con portabilidad de datos.

Se pretende que el personal académico cuente con una ventanilla digital, expediente único en línea e interfaces para listas de asistencias y emisión de constancias en formato digital. Asimismo, se busca habilitar herramientas de machine learning y tecnologías digitales de reconocimiento facial, táctil y de voz con el propósito de mejorar considerablemente la experiencia de los usuarios.

Como parte de la primera etapa de la ventanilla única, se han realizado las actividades siguientes:

• Integración de información de los procesos de trámites y servicio a alumnos
• Estructuración del catálogo de trámites y servicios del Centro
• Homologación de la información
• Fácil acceso y claridad enfocada al usuario
• Reestructuración de la página web del Centro

Actualmente, se tienen 65 procesos de trámites y servicios mapeados. Derivado del diálogo sistematizado con las dependencias responsables, se han identificado:

• Aspectos de simplificación y mejora regulatoria
• Interdependencia de los procesos
• Diagnóstico de la situación de las condiciones de la infraestructura tecnológica

En 2020, la comunidad estudiantil, egresados y ex alumnos del Centro Universitario solicitaron a la Coordinación de Control Escolar 9,062 documentos (ver tabla 125), principalmente kárdex certificado, constancias de no adeudos de matrícula y certificados de estudios.

Tabla 125. Documentos solicitados en Control Escolar, 2020

Fuente: CUCEA, Secretaría Administrativa, Coordinación de Control Escolar, diciembre 2020.

Se elaboró una encuesta sencilla y de fácil acceso en colaboración con la Coordinación de la maestría en Mercadotecnia. Su objetivo fue visualizar cuál era la opinión de los principales usuarios sobre los servicios y la facilidad con la que podían acceder a la información sobre los mismos, en el Centro Universitario.

De estas observaciones se partió para la estrategia de reestructuración y acceso a la información y se encontró que:

• La mayoría de los procesos no son claros.
• No se tiene una visualización total de los servicios.
• Dificultad de realizar sus trámites y seguimiento al no saber el proceso específico.

Entre los principales logros alcanzados en el proyecto de la ventanilla única están:

• Mejora de la página principal del CUCEA y de Control Escolar
• Claridad en el flujo de los procesos
• Homologación y claridad en la información de los procesos
• Links de acceso a nuestras plataformas
• Acceso y atención para toda la comunidad
• Visualización por apartado
• Dirección correcta a los accesos
• Ventanilla de coordinaciones y programas educativos

Servicios en la Coordinación de Control Escolar:

• Modificación en la lista desplegable de nuestros servicios.
• Cada dependencia tendrá un apartado con todos los servicios que ofrece, mostrados esquemáticamente mediante diagramas de flujo que responderán a las preguntas básicas: cómo, dónde, qué documentación debo presentar, tiempos de prestación del servicio, horarios, etcétera.
• Al acceder al apartado de servicios, los usuarios podrán visualizar todos los servicios que el Centro Universitario les ofrece de una manera estructurada.